Cómo se organiza el departamento de compras
El departamento de compras ocupa una posición única debido a su importancia dentro de una organización, porque las compras son una de las claves para el éxito de una empresa o negocio de producción moderna que basa su trabajo en un flujo continuo de materiales adecuados que se entregarán eficientemente.
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La función y la organización del departamento de compras es, de hecho, el órgano de enlace que opera entre la fábrica y sus proveedores externos.
Comprar materias primas, productos semi-acabados, materiales, servicios y equipos es fundamental en muchas empresas de fabricación. En este sencillo punto de relieve lo importante es que hay una gestión, control y organización del departamento compras, porque incluso un pequeño ahorro puede reducir los costos de producción de manera significativa y adecuada por lo tanto añadir beneficios.
La mejor manera, para proceder, cuando se puede hacerlo es en coordinación con los flujos comerciales que ingresan a la empresa, tratando de combinar las compras y el razonamiento de una manera integrada, por lo que los diferentes departamentos se coordinan adecuadamente para comprar lo que se necesita.
Una vez dicho esto, para la gestión óptima de todo el proceso de compra es necesario prestar atención a varios puntos como:
- Planificación de las compras: Esto implica una elección, por ejemplo, entre la compra de un semi-acabado o su producción dentro de la empresa.
- La gestión de la recepción del material y su almacenamiento: La gestión administrativa de lo que se recibe, por ejemplo, el control de la documentación que acompañan a las mercancías, etc.
- La capacidad de estandarizar y simplificar la gestión de las compras: Comprende al análisis del valor de lo que se compra.
- Manejo de materiales: Un control constante para ver si lo que hemos adquirido se ajusta a las necesidades reales de la empresa y si no, la posibilidad de iniciar acciones correctivas.
- La gestión: Cuando sea necesario, si se dispone de materiales en exceso, u obsoleto.
- La minimización del costo de los materiales: Se hará las compras de suministros de materiales de la calidad deseada, cuando sea necesario y al menor costo posible.
- La gestión del transporte de materiales de manera eficiente para reducir los costos de manejo y entrega.
- La identificación de nuevas fuentes de suministro: Siempre se debe tener un abanico de posibilidades de grandes compras cada vez que se presente la necesidad de tener que recurrir a nuevos proveedores.
- La detección oportuna de los cambios en el mercado para poder calibrar las mejores compras.
- La reducción o minimización de los retrasos en la adquisición de bienes.
- Constante atención a la calidad de los suministros.
- La formación del personal en la gestión de materiales, con el fin de aumentar la eficiencia de todo el proceso de compra.
Entre las principales tareas que tiene a su cargo el Departamento de compras se incluyen:
- La gestión de una base de datos en la que se marcan los materiales comprados y sus posibles sustitutos.
- El mantenimiento de todos los registros relacionados con el proceso de adquisición y el precio de los materiales.
- Análisis periódico de materiales específicos con el fin de simplificar y estandarizar su proceso de compra.
- Mantener relaciones con todos los departamentos de la empresa para planificar, cuando sea posible, la gestión centralizada y las compras racionales.
- El análisis continuo de los precios.
- La gestión completa de las órdenes de compra.
- Mantener registros de todas las compras realizadas.
- Preparar un presupuesto anual de las compras.
- La preparación y la gestión de una lista de materiales requeridos por los distintos departamentos de la empresa en un plazo determinado.
- Gestión, en concierto con la Administración, los pagos a tiempo
