Cómo manejar el email empresarial
Sin pérdida de valiosa información y tiempo
Poseer un negocio o empresa, no importa su tamaño o rama de actividad económica, exige tiempo y el tiempo se traduce en dinero, no necesariamente si se invierte mucho tiempo en la empresa esta incremente su productividad, no es proporcional el tiempo con producción, por otra parte emplear el tiempo con sabiduría y disciplina en las áreas correctas permiten al emprendedor mejorar su funcionabilidad, eficiencia y por ende su productividad… Así que el empresario que desee ser exitoso debe aprender a administrar su tiempo de manera que no se ralentice en labores tales como revisar el email empresarial, contestar uno a uno todos de manera muy minuciosa, administrar de manera eficaz el tiempo es un arte que todo emprendedor que desee alcanzar el éxito y a su vez mantener su paz mental debe aprender a manejar.
No hay mayor pérdida de tiempo que un email empresarial con una bandeja llena de correos innecesarios que simplemente solo hacen un bulto inservible en el mismo, hay ciertos tips que se pueden llevar a cabo para que el terrible monstruo del spam y correos irrelevantes salgan de un email empresarial con mayor rapidez de la que entraron.
Email empresarial exclusivamente para asuntos de la empresa
Un email empresarial, corporativo o de un emprendedor que inicia un negocio pequeño es simplemente una herramienta más de la empresa no debe usarse para correos personales que no van al caso con la misma, así que clasificando lo que pertenece a la empresa se usa exclusivamente solo para asuntos referentes a ella, esto es primordial no es profesional recibir una imagen de pequeños gatitos graciosos al correo empresarial u otro tipo de información no referente a ella.
Cataloga, etiqueta, añade y elimina
Básicamente se cataloga todo lo que se recibe en el email empresarial, tales como: proveedores, clientes, cobradores, entre otras categorías creando etiquetas para cada ítem en particular agrupando los contactos referidos a ese asunto y se elimina los contactos que no se necesiten, normalmente los correos se saturan de suscripciones que no tienen relevancia se eliminan, limpieza y orden así será más fácil ubicar lo que se necesita sin invertir tiempo buscando correo a correo, quizás este proceso lleve algo de valioso tiempo al inicio pero en el futuro ofrecerá al emprendedor unos minutos y la tranquilidad de saber dónde está cada ítem maximizando su productividad.
Hábitos, disciplina y organización = Tiempo, Tiempo bien invertido = eficiencia y productividad
Esto es lógico si todo está organizado, se destina tiempo diario para cumplir con disciplina las labores habituándose al sistema simplemente regalara tiempo al emprendedor este tiempo invertido en asuntos primordiales y a la solvencia de inconvenientes o quizás tiempo para ser creativo maximiza la eficiencia y productividad, pero entonces porque perder valioso tiempo revisando el correo simple es necesario estar en contacto con quienes hacen posible el negocio, los inversionistas, los proveedores, los clientes dedicar el tiempo correcto diariamente a esta labor con disciplina permitirá mantener una comunicación eficaz donde no se perderá importante información. Se recomienda al emprendedor darle prioridad y jerarquizar en su agenda todos los asuntos del día las primeras horas de la jornada laboral debe usarse para tratar los asuntos pendiente o más importantes, se puede hallar el horario adecuado para la labor de revisión de email y enfrascarse en esta hasta terminarla, día a día se hará más fácil si se trabaja con disciplina convirtiéndose en un habito productivo.
Ser directo y puntualizar sin olvidar la formalidad
La forma en la que el emprendedor o empresario redacta puede quitarle tiempo, a veces ser directos no elimina la formalidad ni la educación la idea es respetar el tiempo propio y el ajeno, tiempo bien invertido es oro, no se debe hacer perder tiempo con asuntos redundantes a veces menos es más, y los aliados comerciales lo agradecen, en esta era avanzada y globalizada hay herramientas mucho más sencillas que puede usar el emprendedor para comunicarse claro si quien está al otro lado lo desea, WhatsApp, Skype, Line, Viber, Slack entre otras muchas permiten mantener una comunicación a tiempo real y más directa normalmente los aliados comerciales tales como proveedores poseen herramienta como está a disposición de todos para hacer más eficaz la comunicación.
Aumentando el coeficiente intelectual del email
Si todas las anteriores fallan las súper apps del momento vendrán al rescate haciendo del email empresarial uno endemoniadamente inteligente. Sí, es posible tomar el lento, un poco bruto y ortodoxo del email empresarial y convertirlo en un chico listo y actual hay miles de aplicaciones tales como:
- Boomerang: esta es una aplicación que permite al usuario agendar y automatizar los correos, programar notificaciones y permite saber cuándo no te han respondido un correo.
- Assistan.to: básicamente esta aplicación muestra a los aliados comerciales según la información que se suministre las horas en las que se puede generar una reunión, permiten darle una mirada a la agenda del emprendedor y fijar ellos mismos sus reuniones, ahorrando no solo tiempo sino una secretaria…
- Doodle: esta herramienta permite agendar una reunión por correo en grupo, esta aplicación administrar la información de los integrantes del grupo presentando la hora en la que coinciden para una reunión.
Para un emprendedor exitoso la disciplina y el orden son las principales aliadas en su día a día para lograr sus metas, permitiéndole crecer y desarrollarse, nunca es tarde para aprender, el límite solo es uno; la barrera que el mismo decide colocarse en frente… nada es imposible y menos crear hábitos que permitan el crecimiento y maximicen la productividad, en una era donde no hay fronteras más que una red de máxima velocidad que permita conectarse desde los más remotos lugares del mundo al sitio deseado, el límite es el cielo… Maneje correctamente su email empresarial y dominará su tiempo.
