Consejos para organizar la documentación contable de su empresa

 

Sin duda alguna, podemos decir que el secreto del éxito está en la organización y al referirnos a este término no solo incluimos el orden, el saber donde está todo, sino también se dice en el sentido de que sepamos a donde vamos, cuando lo hacemos y hasta donde llegamos, si tenemos todos estos elementos bien claros y con sus debidos planes de acción, estamos seguros que vamos a ser más que exitosos en nuestra carrera, empresa o cualquier cosa que visionemos.

Ahora bien, el tema de la organización es vital dentro de una empresa. Las empresas deben saber bien como ubicar, sean en sistemas o en formas manuales de almacenamiento, donde está la información clave que permite que la empresa continúe laborando de forma exitosa. El tema de la organización va muy de la mano con la documentación, es decir, si los procesos, pases a producción, manuales operativos, normas, procedimientos, entre otros, están correctamente documentados, entonces nuestros niveles de organización son altos y competitivos.

Del mismo modo en que lo deben hacer todos los departamentos de la empresa, sean operativos o administrativos, aquellos que lleven los procesos contables deben ser muy cuidadosos con el tema de la organización documental ya que existen casos donde hay reportes de cierres de más de un año que a la fecha se pueden requerir revisar o simplemente, validar documentos donde se plasmen las fórmulas de cálculo para cualquier procesos administrativo, sea cual sea la razón, la documentación en el departamento contable es tan necesaria como tener al mejor contador de todo el país.

Dado lo antes indicado, le vamos a dar varios consejos los cuales le van a permitir tener una mejor organización de todos sus documentos contables para su empresa, algunas soluciones son más sencillas que otras, sin embargo, también nos enfocaremos en brindar soluciones tecnológicas para que usted seleccione el método más adecuado.

1)    Crear archivos anuales y mensuales para sus procesos contables más importantes.

2)    Guardar evidencia de todos los egresos e ingresos que procese su empresa de forma diaria.

3)    Organizar de forma apropiada, todos los recibos de servicios o pagos fiscales que debe realizar mensualmente.

4)    Apóyase en herramientas tecnológicas como SAP o si su empresa es pequeña y no tienes el capital para invertir mucho, valide aplicaciones como Evernote para guardar todos los recibos de forma digital.

5)    ¿La factura es de hace 2 años? No botes absolutamente nada, por el contrario, tenga un archivador para sus documentos históricos que le permitan separar de forma estratégica todos aquellos documentos antiguos sin que estén mezclados con los del presente año.